Ketika diskusi back-to-office (RTO) sepertinya sudah mereda, beberapa perusahaan besar mengeluarkan mandat yang mengharuskan karyawannya berada di kantor penuh waktu. Hal ini telah menghidupkan kembali berita utama dan diskusi yang berfokus pada pandemi di antara karyawan tentang mencari pekerjaan baru, memasuki gedung dan pulang lebih awal (alias coffee tag) atau sekadar mengabaikan mandat RTO yang baru.
Kebijakan RTO tidak boleh bersifat polarisasi. Faktanya, banyak tempat kerja telah mengalami transisi yang mulus—transisi yang memberikan keseimbangan yang tepat antara keterlibatan, kolaborasi, produktivitas, dan retensi karyawan. Berikut lima cara mereka melakukannya.
- Mereka memahami budaya perusahaan mereka.
Menyadari bahwa penanda kopi, kamera, dan pelacakan keyboard hanya menimbulkan rasa jijik, para pengusaha mempelajari bagaimana tenaga kerja mereka berinteraksi satu sama lain dan bagaimana keterlibatan tersebut selaras dengan produktivitas. Misalnya, mereka memperhatikan dengan cermat tanda-tanda keterlibatan karyawan yang terang-terangan dan tidak kentara. Tanda-tanda yang jelas adalah lalu lintas dan kaki-kaki yang sibuk, sedangkan tanda-tanda yang tidak kentara adalah kursi yang terbalik dan berdesak-desakan, yang biasanya menunjukkan kolaborasi dan pertemuan dadakan. Jika mereka mendapati bahwa Selasa sore adalah waktu puncak bertukar pikiran bagi tim pemasaran dan memberikan hasil kampanye yang lebih kuat, manajer mungkin ingin membangun aktivitas tim pada waktu tersebut. Berdasarkan jenis pengetahuan ini, pemberi kerja dapat membentuk kebijakan perusahaan yang mencerminkan budaya unik dan tujuan bisnis mereka.
- Mereka mengutamakan otonomi dibandingkan anonimitas.
Industri teknologi kini semakin memudahkan kita untuk mengetahui siapa melakukan apa, di mana, kapan, dan bagaimana. Di sisi lain, industri juga dapat memberikan anonimitas dalam hal penggunaan teknologi. Pengusaha memilih anonimitas ketika mengumpulkan data tentang bagaimana kantor digunakan. Secara khusus, alih-alih melihat tindakan individu, mereka mencari data gabungan tentang aktivitas manusia di kantor. Lagi pula, banyak keputusan di tempat kerja harus didasarkan pada seberapa besar segmen tenaga kerja yang menggunakan kantor.
- Mereka strategis untuk mendesain ulang kantor.
Pusat kebugaran dan tempat tidur siang sering kali masuk dalam daftar pendek fasilitas kantor yang diinginkan, namun mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan karyawan Anda. Hal yang sama dapat dikatakan mengenai konsep kantor terbuka versus kantor individual. Mewaspadai tren di tempat kerja penting untuk rekrutmen dan retensi, namun melacaknya hanya masuk akal jika karyawan memanfaatkan manfaatnya. Lebih baik mengetahui bagaimana desain ulang kantor akan diterima sebelum melakukan investasi, terutama karena biaya rata-ratanya $264 per kaki persegi.
- Mereka menghitung dampak tenaga kerja mereka terhadap jejak karbon bangunan tersebut.
Untuk 42% Emisi CO2 tahunan di seluruh dunia berasal dari lingkungan binaan dan pengusaha menyadari bahwa mereka dapat membantu mengurangi persentase tersebut dengan lebih memahami cara tenaga kerja mereka menggunakan ruang kantor. Misalnya, ketika individu berjongkok di ruang konferensi untuk pekerjaan terfokus atau rapat video dengan rekan kerja jarak jauh, hal ini meningkatkan biaya energi. Ini juga merupakan tanda bahwa Anda mungkin tidak memiliki rasio ruang pertemuan pribadi/publik yang tepat. Pemanfaatan ruang yang lebih baik dapat mengurangi konsumsi energi sekaligus meningkatkan produktivitas.
- Mereka menggabungkan data penggunaan kantor dengan sumber data lainnya.
Hal ini membantu pemberi kerja mendapatkan gambaran yang lebih besar tentang investasi real estat komersial mereka. Misalnya, wawasan pemanfaatan yang dikelompokkan berdasarkan biaya pembersihan dan tarif sewa per kaki persegi dapat memberi tahu Anda jika Anda mengeluarkan terlalu banyak uang untuk layanan di area yang tidak digunakan.
Bagaimana perusahaan memanfaatkan AI dan data untuk meningkatkan kinerja kantornya
Banyak dari wawasan baru mengenai penggunaan dan produktivitas di kantor ini merupakan hasil perpaduan kecerdasan buatan dan teknologi penginderaan panas tubuh. Hal ini memberikan tingkat akurasi baru tanpa menggunakan kamera atau metode pelacakan invasif lainnya. Data tersebut dapat digunakan untuk menginformasikan kebijakan RTO hybrid dan reguler serta menghasilkan tata letak kantor yang selaras dengan dinamika tim dan budaya perusahaan. Selain itu, biaya energi dan biaya pembersihan yang lebih rendah, serta data negosiasi sewa, dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.
Namun, AI bukanlah satu-satunya cara untuk mendapatkan wawasan tentang kebutuhan tenaga kerja. Kepala profesional HR terus mengandalkan berbagai alat dan taktik, termasuk survei karyawan, penilaian pihak ketiga, pembinaan, dan banyak lagi. Namun, ada kecenderungan bagi karyawan untuk menjawab pertanyaan dengan cara yang mereka yakini ingin didengar oleh pemberi kerja. Ketika Anda dapat membandingkan opini dengan perilaku tenaga kerja gabungan yang sebenarnya, Anda mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang kebiasaan, minat, dan preferensi karyawan.
Pengusaha yang mengetahui bagaimana kantor digunakan dapat memiliki tolok ukur berbasis data untuk mengukur kinerja, produktivitas, dan peningkatan. Hal ini menghasilkan lingkungan yang lebih menarik dan menarik di mana karyawan berharap untuk datang ke kantor.
Honghao Deng adalah CEO dan salah satu pendiri Butlr.