Daftar tugas sering kali menjadi landasan sistem produktivitas. Dari daftar periksa kertas hingga aplikasi yang mengirimkan pengingat, ini adalah pekerja keras yang fleksibel. Namun hal ini juga dapat membuka pintu bagi penyalahgunaan atau kesalahan.
“Saya melihat banyak orang membuat daftar tugas dari kotak masuk email mereka atau melakukannya berdasarkan rasa malu atau bersalah,” kata Rebecca Arnold, penulis Pemberontak yang Berakar: Transformasikan Dalam, Ganggu Status Quo & Bebaskan Warisan Anda. “Misalnya, ‘Saya berhutang budi pada orang ini.’ Mendasarkan daftar pada rasa bersalah terjadi pada banyak dari kita karena kita belum menemukan sistem yang benar-benar berfungsi, dan kita menjadi sangat reaktif.”
Kesalahan umum lainnya yang harus dilakukan adalah membuat daftar secara acak, berdasarkan apa pun yang muncul di kepala Anda.
“Daftar tersebut sering kali mencakup hal-hal yang biasanya tidak kita sukai dan tidak terkait dengan tujuan yang lebih besar,” katanya Arnoldyang melatih fakultas di Universitas Harvard tentang topik kepemimpinan dan produktivitas. “Mereka ‘fokus pada orang lain’ dan bukan fokus pada dampak yang ingin kita buat.”
Beberapa orang tidak memiliki daftarnya sama sekali karena jumlahnya terlalu banyak, kata Arnold. Namun, jika Anda memikirkan kembali daftar tugas yang harus dilakukan, kesalahan dapat dihindari dan memanfaatkan kekuatannya.
Daftar tugas yang berfokus pada energi
Langkah pertama adalah melakukan brain dump, menuliskan semua yang ada di piring Anda pada saat tertentu. Mewujudkannya dari otak Anda ke kertas atau aplikasi membantu Anda mendapatkan perspektif yang lebih obyektif sehingga Anda dapat menangani berbagai hal dengan cara yang lebih strategis.
Pastikan tugas Anda sempit sehingga Anda bisa merasa sukses ketika Anda mencoretnya. Misalnya, tugas yang sempit mungkin mengatur kerangka presentasi daripada membuat keseluruhan presentasi.
Setelah Anda memiliki daftarnya, pertimbangkan jumlah energi dan fokus yang Anda perlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, masukkan masing-masing ke dalam salah satu dari tiga wadah energi yang disebut Arnold sebagai “bintang rock”, “biasa saja”, dan “bla”.
“Rock star” adalah keadaan ketika Anda berada di puncak dan mampu berkonsentrasi tanpa terlalu banyak kesulitan. Masukkan tugas ke dalam wadah ini yang mengharuskan Anda super fokus. Anda mungkin sedang menulis proposal penting atau membuat strategi untuk kuartal atau tahun mendatang. “Bintang rock” adalah saat Anda mungkin akan memasuki kondisi mengalir, kata Arnold.
Keadaan “biasa saja” adalah ketika Anda dapat menyelesaikan beberapa hal, tetapi Anda tidak berada dalam zona “bintang rock”. Diperlukan pemikiran tertentu, namun tugas lebih bersifat rutin. Misalnya, ini saat yang tepat untuk mengumpulkan penelitian untuk suatu proyek atau membuat diagram atau grafik untuk presentasi.
Tingkat “bla” Anda biasanya menurun pada sore hari. Ini adalah saat Anda mengurus tugas administratif. Arnold mengatakan ini saat yang tepat untuk memeriksa email dan tugas lain yang membutuhkan sedikit energi mental.
“Di awal suatu pekerjaan, tanyakan pada diri Anda, ‘Di mana energi saya saat ini?’” kata Arnold. “Maka Anda akan tahu persis apa yang harus ditangani berdasarkan hal itu. Anda tidak akan kehilangan banyak waktu untuk berpikir, ‘Apa yang harus saya kerjakan?’ Semuanya ada di sana, tetapi Anda harus memeriksa diri Anda sendiri terlebih dahulu.”
Kesalahan daftar tugas
Salah satu risiko menggunakan daftar tugas tradisional dibandingkan daftar berbasis energi adalah tidak mengerjakan tugas-tugas mudah terlebih dahulu. Faktanya, Arnold mengatakan banyak dari kita menghabiskan waktu melakukan hal-hal yang seharusnya ada dalam daftar “biasa saja” dan “bla”. Namun, jika Anda berada dalam kondisi produktivitas puncak, Anda membuang-buang energi.
“Anda berpikir, ‘Saya ingin merasa sukses, jadi saya akan melakukan banyak tugas kecil yang memberi makan dopamin saya,’” kata Arnold. “Tetapi begitu Anda mengalami kemerosotan setelah makan siang, Anda menyadari bahwa Anda tidak membuat kemajuan dalam tugas-tugas besar atau tujuan-tujuan besar Anda.”
Daftar tugas yang berbasis energi akan bekerja dengan baik jika Anda memasangkannya dengan pemblokiran waktu, kata Arnold. “Ketahui kapan blok kerja optimal Anda dan buat kalender Anda berdasarkan blok tersebut jika Anda memiliki kendali atas kalender Anda,” katanya. “Kebanyakan orang memiliki kendali lebih besar daripada yang mereka kira.”
Melawan gangguan
Penting juga untuk menghilangkan gangguan. “Dengan adanya dorongan dari hal-hal seperti Slack, email, dan peringatan, akan sangat sulit untuk tidak selalu berada dalam keadaan reaktif,” kata Arnold. “Bagi klien fakultas saya yang tahu bahwa mereka harus menghasilkan, tekanan muncul ketika mereka tidak membuat kemajuan dalam proyek-proyek besar. Mereka tidak akan mencapai kemajuan sampai mereka mulai lebih berhati-hati dalam melakukan beberapa praktik ini.”
Jika Anda bekerja berdasarkan energi, Arnold mengatakan Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk keluarga, teman, dan hobi. “Anda akan merasa lebih puas dengan pekerjaan Anda dan tidak terlalu kewalahan,” katanya. “Anda akan merasa seperti Anda berada di puncak segalanya dan memiliki kendali lebih besar. … Dengan sistem di mana Anda dapat memutuskan apa yang paling sesuai untuk Anda (saat ini), Anda dapat mulai memiliki kontrol lebih besar dan merasa lebih sukses ketika Anda membuat kemajuan.”
